ATS CV: Sådan læser rekrutteringssystemer dit CV

Hvad er et ATS eller rekrutteringssystem?

ATS står for Applicant Tracking System. På dansk kalder man det typisk et rekrutteringssystem. Når du klikker »Søg stillingen« og udfylder en formular med navn, e-mail og upload af CV og ansøgning, sender du næsten altid dine papirer ind i sådan et system.

Mange danske virksomheder, kommuner og regioner bruger rekrutteringssystemer. Kendte eksempler på det danske marked er Emply og HR-Manager, mens større internationale koncerner ofte bruger Workday eller SAP SuccessFactors. Du kan tit se det på adressen i browseren, når du står i ansøgningsformularen.

Systemets hovedopgaver er ret jordnære:

• At læse dit CV (parsing): teksten trækkes ud af filen og fordeles i felter som navn, kontaktoplysninger, stillinger, datoer, uddannelse og kompetencer.
• At gemme dig som kandidat: din ansøgning samles i én profil, som flere personer i virksomheden kan se og kommentere.
• At lade rekrutteringsfolk søge og filtrere: de kan søge efter ord som »SAP«, »kørekort« eller »sygeplejerske« og sortere ansøgerne efter svar på spørgsmål i formularen.
• At holde styr på forløbet: hvem er inviteret til jobsamtale, hvem har fået afslag, og hvornår skal der sendes besked.

Frasorterer et ATS automatisk dit CV?

Du er sikkert stødt på påstande om, at de fleste CV'er bliver afvist af en robot, før et menneske ser dem. Den slags tal bliver gentaget igen og igen, men de bygger ikke på solid dokumentation. I praksis er det i langt de fleste danske rekrutteringer et menneske, der læser ansøgningerne og beslutter, hvem der går videre.

Når en ansøgning alligevel ryger fra tidligt, skyldes det typisk en af disse ting:

• Screeningsspørgsmål i formularen: hvis stillingen kræver autorisation, kørekort eller arbejdstilladelse, og du svarer nej, kan rekrutteringsfolkene filtrere dig fra. Svar derfor ærligt og præcist.
• Søgninger i databasen: hvis rekrutteringskonsulenten søger efter et bestemt system eller en bestemt titel, og ordet ikke står i dit CV, dukker du ikke op i søgeresultatet.
• Dårlig aflæsning: hvis dine datoer eller stillinger bliver læst forkert, ser din profil rodet eller ufuldstændig ud, når nogen åbner den.
• Mængden af ansøgere: ved populære stillinger skimmer et menneske mange ansøgninger hurtigt. Et klart, relevant CV klarer sig bedst.

Nogle systemer kan vise en form for match mellem CV og jobopslag, men det er et hjælpemiddel for rekrutteringsfolkene, ikke en dommer. Målet er derfor ikke at score point hos en maskine, men at være letlæselig og relevant for begge.

Hvilken opsætning kan et ATS læse?

Et CV kan godt være pænt og samtidig let at aflæse. Det vigtigste er, at teksten er rigtig tekst, og at den står i en logisk rækkefølge. Følg disse retningslinjer:

• Brug almindelige overskrifter som Profil, Erhvervserfaring, Uddannelse, Kompetencer, Sprog og IT. Kreative overskrifter som »Min rejse« gør det sværere at placere indholdet.
• Skriv dine kontaktoplysninger i selve dokumentet, ikke i sidehoved eller sidefod, som nogle systemer springer over.
• Undgå tekstbokse, og brug ikke tabeller til at bygge hele layoutet op. Et enkelt layout med én kolonne er det sikreste, mens en smal sidekolonne som regel går fint i et gennemtestet skabelondesign.
• Skriv datoer ensartet, fx 03/2021 – 08/2024 eller marts 2021 – august 2024, og stil dem ved hver stilling.
• Brug standardskrifttyper og almindelige punkttegn. Ikoner for telefon og e-mail er fine som pynt, men skriv selve oplysningen som tekst ved siden af.
• Læg aldrig vigtig tekst ind som billede. Et logo eller et profilbillede er i orden, men dine kompetencer skal kunne markeres og kopieres.
• Drop kompetencebarer og stjerner. Et system kan ikke læse, at tre ud af fem prikker betyder »øvet«, og et menneske ved heller ikke, hvad det dækker over.

Hvordan bruger du nøgleord fra jobopslaget?

Nøgleord er de konkrete ord, som en rekrutteringskonsulent sandsynligvis vil søge efter: jobtitler, systemer, metoder, certificeringer, autorisationer og fagtermer. De står næsten altid i jobopslaget, især under »Dine kvalifikationer« og »Dine opgaver«.

1. Læs jobopslaget, og understreg alle konkrete fagord, systemer og krav.
2. Sammenlign med dit CV. Hvilke ord har du faktisk erfaring med, men har beskrevet med andre ord?
3. Brug virksomhedens formulering, hvis den er dækkende. Står der »stakeholder management«, så skriv ikke kun »samarbejde med mange afdelinger«.
4. Skriv både forkortelse og fuld betegnelse første gang, fx »SEO (søgemaskineoptimering)« eller »KPI’er«.
5. Placér de vigtigste nøgleord naturligt i profilteksten, i dine stillingsbeskrivelser og i kompetenceafsnittet.

Skriv kun nøgleord, du kan stå inde for til en jobsamtale. At gemme ord med hvid skrift eller kopiere hele jobopslaget ind i dit CV er en dårlig idé: det bliver opdaget, når et menneske læser det, og det skader din troværdighed. Vil du gå grundigere til værks, så læs guiden om, hvordan du laver et målrettet CV og ansøgning ud fra jobopslaget.

Kompetenceafsnittet er et godt sted at samle faglige nøgleord, men det virker stærkest, når de samme ord også dukker op i dine erfaringer med konkrete eksempler. Se flere idéer i guiden om kompetencer i CV'et.

PDF eller Word: hvilket filformat er bedst til ATS?

Moderne rekrutteringssystemer læser både PDF og Word (DOCX) fint, så længe filen indeholder rigtig tekst. En PDF har den fordel, at dit layout ser ens ud på alle skærme, og det er det mest almindelige valg i Danmark.

• Følg altid jobopslaget: beder virksomheden om Word, så send Word.
• Undgå scannede PDF'er: et CV, der er printet og scannet, eller eksporteret som ét stort billede, indeholder ingen tekst, systemet kan læse.
• Giv filen et sigende navn: fx Mette-Jensen-CV.pdf frem for dokument1_final_ny.pdf.
• Upload CV og ansøgning hver for sig, hvis formularen har to felter, så de havner de rigtige steder.

Sådan tester du, om dit CV er ATS-venligt

Du behøver ikke et dyrt værktøj for at få et godt fingerpeg. Prøv denne enkle test, før du sender:

1. Åbn din PDF, markér al tekst (Ctrl+A eller Cmd+A), og kopiér den.
2. Sæt teksten ind i et tomt dokument uden formatering, fx Notesblok eller TextEdit.
3. Tjek, at navn, telefon og e-mail er med, og at de står rigtigt.
4. Tjek, at hver stilling står sammen med sin virksomhed og sine datoer, og at rækkefølgen giver mening.
5. Tjek, at dine vigtigste kompetencer og nøgleord er kommet med som almindelige ord.

Hvis teksten kommer ud i en forvirrende rækkefølge, eller hvis noget mangler helt, vil et rekrutteringssystem sandsynligvis få de samme problemer. Så er det tid til at forenkle layoutet.

Alle CVm8's skabeloner er bygget til at være ATS-venlige, og når dit CV er færdigt, får du et ATS-tjek af selve PDF'en, som viser, om kontaktoplysninger, datoer og nøglekompetencer kan læses. Du kan se skabelonerne på siden med CV-skabeloner.

Hvad med felterne i ansøgningsformularen?

Mange danske rekrutteringssystemer beder dig både uploade et CV og udfylde felter med uddannelse, erfaring eller svar på spørgsmål. Det kan føles som dobbeltarbejde, men felterne er ofte det, rekrutteringsfolkene filtrerer på, så tag dem alvorligt.

• Udfyld felterne, selvom oplysningerne også står i dit CV, og sørg for, at de stemmer overens.
• Svar ærligt på ja/nej-spørgsmål om krav som kørekort, autorisation eller sprog. Et forkert ja bliver opdaget senere.
• Brug fritekstfelter til en kort, konkret begrundelse frem for at skrive »se vedhæftede«.
• Gem en kopi af dine svar, så du kan huske, hvad du skrev, hvis du bliver kaldt til jobsamtale.

Et ATS-venligt CV er i sidste ende bare et godt CV: klart struktureret, konkret og tilpasset stillingen. Har du brug for at få styr på det grundlæggende først, så start med guiden om, hvordan du skriver et godt CV.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad betyder ATS?

ATS står for Applicant Tracking System, på dansk et rekrutteringssystem. Det er den software, virksomheder bruger til at modtage, gemme, søge i og håndtere ansøgninger.

Kan et ATS læse et CV med to kolonner?

Ofte ja, især hvis layoutet er enkelt og testet, men én kolonne er det sikreste. Lav kopi-indsæt-testen for at se, om rækkefølgen holder.

Må mit CV have billede, hvis det skal være ATS-venligt?

Ja. Et profilbillede er almindeligt i Danmark og forstyrrer ikke aflæsningen, så længe al vigtig information står som tekst og ikke er en del af billedet.

Skal jeg sende mit CV som PDF eller Word?

En PDF med rigtig tekst er det mest almindelige og læses fint af moderne systemer. Beder jobopslaget om Word, skal du sende Word.

Hvor mange nøgleord skal der være i et CV?

Der findes ikke et magisk antal. Tag de krav og fagord fra jobopslaget, som du reelt kan dokumentere, og brug dem naturligt i profiltekst, erfaring og kompetencer.

Bruger danske virksomheder ATS?

Ja, mange gør, både private virksomheder og offentlige arbejdsgivere. Hvis du søger via en formular på virksomhedens karriereside, ender din ansøgning typisk i et rekrutteringssystem.

Relaterede guides

• Målrettet CV og ansøgning: Brug jobopslaget rigtigtSådan laver du et målrettet CV og en målrettet ansøgning: find nøgleordene i jobopslaget og brug dem ærligt. Med et gennemgået eksempel trin for trin.
• Hvordan skriver man et CV? Trin for trin guideHvordan skriver man et CV, der bliver læst? Få opbygning, profiltekst, erfaring og kompetencer forklaret trin for trin med konkrete eksempler.
• Kompetencer i CV: faglige og personlige + eksemplerKompetencer i CV: sådan skriver du faglige og personlige kompetencer, IT og sprog, og beviser dem. Med eksempler på kompetencelister til 6 job.
• Dansk CV: Opbygning, normer og CV på engelskSådan ser et dansk CV ud: opbygning, længde, profiltekst og tone. Og hvornår du skal skrive dit CV på engelsk i stedet. Se eksempler og tjekliste.